手書き vs パソコン：退職届・退職願の正しい作成方法

退職を考えたとき、まず頭に浮かぶのが「退職届」と「退職願」。さらに、手書きかパソコンか、どちらで作成すべきか悩む方も多いのではないでしょうか？この記事では、手書きとパソコンのそれぞれのメリット・デメリットを徹底解説し、あなたに最適な作成方法を見つけるお手伝いをします。円満な退職を目指すためのヒントも満載ですので、ぜひ最後までお読みください。

退職届・退職願の基本的な役割

退職届と退職願の違い

退職届と退職願は、どちらも退職の意思を会社に伝えるための重要な書類です。しかし、それぞれの役割には微妙な違いがあります。退職届は、労働者が会社に対して正式に退職の意思を通知するための文書であり、法的には一方的な意思表示とされます。これに対して、退職願は、退職したいという意思を「お願い」として会社に伝えるもので、会社の承諾が必要です。どちらの書類も、退職のプロセスにおいて重要な役割を果たしますが、選択する際にはその違いを理解しておくことが大切です。

以下に、退職届と退職願の違いをテーブル形式でまとめました。

項目	退職届	退職願
目的	退職の意思を正式に会社へ通知する文書。	退職の意思を「お願い」として会社へ伝える文書。
法的効力	提出と同時に法的効力が発生し、会社の承諾を必要としない。	会社が承諾して初めて効力が発生するため、撤回が可能。
退職日の決定	労働基準法に基づき、提出後2週間で労働契約が終了。	会社との話し合いを通じて、退職日や条件を決定。
撤回の可能性	一方的な意思表示のため、原則として撤回は不可。	会社が承諾するまでの間は撤回可能。
提出するタイミング	退職が確定した後に提出。	退職の意思を伝え、承諾を得るために提出。
書き方	「退職届」という表題を使い、簡潔に退職の意思を明記。	「退職願」という表題を使い、会社へのお願いとして丁寧な表現を用いる。
使用される状況	退職が確実であり、会社の承諾を必要としない場合。	退職を希望しているが、会社の承諾が必要な場合や相談を前提とする場合。

それぞれの書類が持つ法的効力

退職届は、提出と同時に効力が発生し、会社の承諾を必要としません。法的には、退職届を提出してから2週間後に労働契約が終了することになります。一方、退職願は、会社との話し合いを通じて具体的な退職日や条件を決めることができ、会社が承諾するまでの間は撤回が可能です。このように、退職届と退職願は、法的効力や手続きの進め方において大きな違いがあります。

提出する際の一般的な流れ

提出する際の一般的な流れとしては、まず上司に口頭で退職の意思を伝え、その後に書類を提出するのが一般的です。どちらの書類を選ぶにしても、事前に上司や人事部と相談し、適切な手続きを踏むことが重要です。これにより、円満な退職を実現することができます。

手書きで作成する場合のポイント

手書きのメリットとデメリット

手書きで退職届や退職願を作成することには、いくつかのメリットとデメリットがあります。手書きのメリットとしては、手間をかけて書くことで誠意を示すことができる点が挙げられます。特に、長年勤めた会社やお世話になった上司に対しては、手書きの書類が感謝の気持ちを伝える手段となることがあります。

手書きでの書き方の基本

手書きでの書き方の基本としては、黒のボールペンを使用し、用紙はA4サイズの白紙を選ぶと良いでしょう。内容は簡潔にまとめ、敬語を正しく使うことが大切です。また、手書きで注意すべきマナーとしては、書類を提出する際には封筒に入れ、封筒には「退職届」または「退職願」と記載することが一般的です。

手書きで注意すべきマナー

しかし、手書きにはデメリットもあります。例えば、書き間違いが発生しやすく、修正が難しい点です。また、字が汚い場合には、読み手に誤解を与える可能性もあります。そのため、手書きで作成する際には、丁寧に書くことを心がけ、誤字脱字がないように注意する必要があります。

項目	内容
手書きのメリット	- 誠意を示せる - 感謝の気持ちを伝える手段になる
手書きのデメリット	- 書き間違いが発生しやすい - 修正が難しい - 字が汚い場合、誤解を与える可能性がある
基本的な書き方	- 筆記具: 黒のボールペン - 用紙: A4サイズの白紙 - 内容: 簡潔にまとめる - 敬語: 正しく使う
注意すべきマナー	- 丁寧に書くことを心がける - 誤字脱字がないように注意する - 提出時は封筒に入れる - 封筒に「退職届」または「退職願」と記載する

パソコンで作成する場合のポイント

パソコン作成のメリットとデメリット

パソコンで退職届や退職願を作成することには、手書きとは異なるメリットとデメリットがあります。パソコン作成のメリットとしては、修正が容易であり、見た目が整っているため、読み手にとって分かりやすい点が挙げられます。また、テンプレートを利用することで、効率的に作成することができます。

パソコンでのフォーマットとレイアウト

パソコンでのフォーマットとレイアウトについては、A4サイズの用紙を基準に、フォントは読みやすいものを選びます。一般的には、明朝体やゴシック体が適しています。文字サイズは10.5ポイントから12ポイント程度が標準です。デジタル作成時の注意点としては、印刷する際にインクのかすれや用紙の汚れがないように確認し、提出前に必ず内容を見直すことが大切です。

パソコン作成時の注意点

パソコンで退職届や退職願を作成する際には、以下の点に注意することで、よりスムーズかつ正確に書類を作成できます。

フォーマットの確認
書類のレイアウトやフォントを統一し、A4サイズを基準とすることが重要です。フォントは読みやすい明朝体やゴシック体を選び、文字サイズは10.5ポイントから12ポイント程度が適切です。
印刷品質のチェック
印刷する際には、インクのかすれや用紙の汚れがないかを確認しましょう。汚れた書類は印象を悪くする可能性があるため、清潔で整った状態で提出することが大切です。
内容の見直し
作成した書類を提出する前に、誤字脱字がないか、敬語が適切に使われているかを見直しましょう。内容に不備があると、誤解を招く可能性があります。
データの保存と管理
書類のデジタルデータを適切に保存しておくことで、万が一再提出が必要になった場合にも迅速に対応できます。ファイル名は分かりやすく、「退職届_氏名」のように管理すると良いでしょう。
感謝の意を込める
パソコン作成の場合、形式的に見えることがあります。そのため、内容には感謝の気持ちやお世話になったことへの言及を含めることで、誠意を示す工夫が必要です。

これらのポイントを押さえることで、パソコンで作成した退職届や退職願も丁寧で好印象なものとなります。

以下は、パソコンで退職届や退職願を作成する際のポイント、メリット・デメリット、フォーマットとレイアウト、注意点を表形式でまとめたものです。

項目	内容
パソコン作成のメリット	- 修正が容易 - 見た目が整っており、読みやすい - テンプレートを利用することで効率的に作成できる
パソコン作成のデメリット	- 手書きに比べて誠意が伝わりにくい場合がある - 機械的な印象を与える可能性がある
フォーマットとレイアウト	- 用紙サイズ: A4サイズ - フォント: 読みやすい明朝体またはゴシック体 - 文字サイズ: 10.5ポイント～12ポイントが標準
デジタル作成時の注意点	- 印刷時にインクのかすれや用紙の汚れがないか確認する - 提出前に内容を必ず見直す - 見た目の整い具合や正確性を最優先する

この表を参考に、パソコンを使った退職届や退職願の作成を進めてください。

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まとめ

手書きとパソコン、それぞれの方法で退職届・退職願を作成する際のポイントを理解することで、円満な退職を実現することができます。この記事で紹介した情報を参考に、あなたにとって最適な方法を選び、次のキャリアステップに向けた準備を進めてください。また、他にも役立つ情報を多数公開していますので、ぜひそちらもご覧ください。あなたのキャリアをサポートする情報がきっと見つかるはずです。